Tüketiciye Verme İptali

İptal ne zaman, iade ne zaman?

ÜTS'de tüketiciye verme bildirimini geri almanın iki yolu var ve ikisi farklı durumlar içindir. Tekil Hareket Kılavuzu hatalı yapılmış tüketiciye verme bildirimleri için iptali (md. 14/6), müşterinin geri getirdiği ürünler için tüketiciden iade almayı (md. 14/7) tanımlar.

Ayrımı akılda tutmanın kolay bir yolu şu soruyu sormaktır: Ürün gerçekten müşteriye gitti mi?

• Gitmediyse ya da kayıt yanlışsa: tüketiciye verme iptal.
• Gitti ve geri geldiyse: tüketiciden iade alma.

Tipik hata durumları

Gözlükçünün tezgâhında iptali gerektiren durumlar genellikle şunlardır:

• Yanlış kutu okutuldu. Aynı lensin farklı lotlarından iki kutu yan yana duruyordu, müşteriye verilen kutu yerine raftaki diğeri okutuldu.
• Adet yanlış girildi. Müşteri iki kutu aldı, bildirimde üç kutu görünüyor.
• Teslim gerçekleşmedi. Bildirim yapıldı ama müşteri ödeme aşamasında vazgeçti, ürün mağazadan hiç çıkmadı.
• Başka bir müşteriye bildirildi. Kimlikli bildirimde bilgiler başka bir müşteriye ait.

Bu durumların hepsinde ÜTS'deki kayıt, gerçekte olanı yansıtmıyor. İptal, kaydı gerçeğe döndürmenin yoludur. Kimlikli bir bildirimin yanlış kişiye yapıldığını fark ettiğinizde düzeltmeyi bekletmeyin; müşteri bilgileri gereğinden uzun süre yanlış bir kayıtta kalmamalıdır. İptal ettiğiniz bildirimi ve nedenini kısa bir notla kendi kayıtlarınıza da yazın.

Adım adım düzeltme

1. Hatalı bildirimi bulun ve bilgilerini not edin: ürün, lot veya seri, adet ve tarih.
2. Ürünün gerçekten müşteriye gidip gitmediğini netleştirin.
3. Kayıt hatalıysa tüketiciye verme iptal bildirimini yapın.
4. Müşteriye başka bir ürün verdiyseniz onun için doğru bilgilerle yeni bir tüketiciye verme bildirimi yapın.
5. Gün sonunda ÜTS stoğunuzu rafla karşılaştırın.

Dördüncü adım en sık unutulan adımdır. Hatalı bildirimi iptal edip doğru ürünü bildirmezseniz bu kez müşteriye giden ürün ÜTS'de sizin stoğunuzda kalır.

Neden önemli?

TİTCK'nın optik ürünlerle ilgili 19.02.2021 tarihli duyurusu, il sağlık müdürlüğü denetimlerinde stoğunuzdaki ürünlerle ÜTS'deki stok bilgisinin uyumunun kontrol edileceğini söyler. Düzeltilmemiş her hatalı tüketiciye verme, raf ile ÜTS arasında bir fark demektir: bir ürün rafta durur ama ÜTS'de satılmış görünür, başka bir ürün ise satılmıştır ama ÜTS'de hâlâ sizdedir.

Optisyenlik müesseseleri yılda en az iki olağan denetimden geçer (Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik md. 26). Küçük farklar bu sürede birikirse hangisinin hangi hatadan doğduğunu bulmak zorlaşır.

Kimlikli bildirimlerde ayrıca kişisel veri boyutu var. Başka bir müşteriye ait bilgilerle yapılmış bir kayıt, düzeltilmesi gereken bir kişisel veri hatasıdır. 6698 sayılı Kanun sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar (md. 6); reçete ve göz değerleri gibi bilgiler bu kapsamdadır.

SGK reçeteli işlerde dikkat

Hatalı ürün bir SGK reçetesine bağlıysa düzeltme yalnızca ÜTS ile bitmeyebilir. 2027 yılı SGK sözleşmesine göre cam değeri, reçete tarihi veya gözlük türü Medula'ya hatalı girilirse reçete iptal edilir (md. 3.4.3). Reçetedeki diyoptri ile hastaya verilen malzemenin karekodundaki diyoptri de uyumsuz olamaz (md. 3.3.5). Medula'daki kaydın nasıl düzeltileceği bu sayfanın konusu değil ve araştırdığımız kaynaklarda bu düzeltmenin yolu yer almıyor. Ayrıntılar için SGK ve Medula Optik sayfamıza bakabilirsiniz.

Önlemek düzeltmekten kolay

İptal gerektiren hataların çoğu teslim anında yakalanabilir: müşteriye verdiğiniz ürünü, bildirime giren ürünle aynı anda okutmak ve ekrandaki adedi kontrol etmek yeterlidir. Sıkışık bir cumartesi öğleden sonrasında bile bu iki saniyelik kontrol, haftalar sonra yapılacak bir stok araştırmasından çok daha ucuzdur.