Adım adım
- 1Gelen koliyi açın ve her ürünün karekodunu irsaliye veya faturadaki kalemle karşılaştırın: ürün numarası, lot veya seri numarası ve varsa SKT.
- 2ÜTS'de size yapılmış verme bildirimini bulun; içeriğin elinizdeki ürünlerle birebir aynı olduğunu kontrol edin.
- 3Eşleşen ürünler için alma bildirimini yapın. Ürün bu bildirimle ÜTS'de sizin stoğunuza geçer.
- 4Size gönderilmiş ama kabul etmek istemediğiniz bir ürün varsa kılavuzdaki "almak istemiyorum" seçeneğini kullanın ve tedarikçinize haber verin.
- 5Hatalı bir alma yaptıysanız iptal aramayın: ürünü gönderen firmaya verme bildirimiyle geri gönderin, o firma da alma bildirimiyle kabul etsin.
- 6SKT'si geçmiş bir ürünle karşılaşırsanız satışa koymayın; bu ürün yalnızca geri çekme veya imha bildirimine konu olabilir.
Alma bildirimi ne işe yarar?
ÜTS'de bir ürünün size ait olması, tedarikçinin onu size göndermesiyle tamamlanmaz. Tedarikçi ürünü verme bildirimi ile size gönderir; siz de ürünü kontrol edip alma bildirimiyle kabul edersiniz. Ürün ancak bu ikinci adımdan sonra ÜTS'de sizin stoğunuzda görünür.
Optik ürünlerde bu kural 2021'den beri geçerli. TİTCK'nın 19.02.2021 tarihli duyurusuna göre optik ürünlerin tekil hareket süreçleri yalnızca ÜTS üzerinden yürür; duyuru, SGK faturalandırma süreçleri dahil tüm işlemlerin ÜTS üzerinden devam edeceğini söyler. Gözlük camı, optik çerçeve ve kontakt lens için mal kabulün ÜTS'deki karşılığı alma bildirimidir.
Hangi ürünlerde?
Gözlük camı ve optik çerçeve ÜTS'de tekil takipte; kontakt lens de 1.10.2026'dan beri e-faturada karekod bilgisi istenen tıbbi cihaz içerikli ürünler arasında sayılıyor. Kontakt lens solüsyonu ve numarasız güneş gözlüğünün ÜTS'deki durumunu ise resmî bir kaynakla doğrulayamadık. Bu ürünlerde ÜTS kaydını ürün bazında sorgulamanızı öneririz.
Önce kontrol, sonra alma
Sabah tedarikçinizden bir koli geldiğini düşünün: içinde iki çift numaralı cam, birkaç kutu kontakt lens ve bir çerçeve var. ÜTS'de size yapılmış verme bildirimi de duruyor. Ekrandaki listeyi tek tuşla kabul etmek cazip gelir, ama yapmamanız gereken tam olarak budur.
Her ürünün karekodunu okutun ve şunları karşılaştırın:
- Ürün numarası (karekodda GS1 yapısında 01 ile başlayan alan)
- Lot numarası (10) veya seri numarası (21)
- Varsa son kullanma tarihi (17), YYAAGG biçiminde
Koliden çıkan ürünlerle verme bildirimindeki ürünler birebir aynıysa alma bildirimini yapın. Bir fark varsa önce tedarikçinizle konuşun.
Alma bildiriminin iptali yoktur
Kılavuzun bu konudaki kuralı kesin: hatalı bir alma bildirimi iptal edilemez (md. 10/4). Yanlışlıkla kabul ettiğiniz bir ürünü düzeltmenin tek yolu, ürünü gönderen firmaya yeniden verme bildirimi yapmak ve o firmanın da alma bildirimiyle ürünü geri kabul etmesidir. Yani bir dakikalık dikkatsizlik, iki firmanın iki ayrı bildirimine ve ürünün fiziksel olarak yeniden taşınmasına dönüşebilir.
"Almak istemiyorum" seçeneği
Size gönderilen bir ürünü kabul etmek istemiyorsanız, örneğin sipariş etmediğiniz bir lens geldiyse, kılavuz bunun için "almak istemiyorum" seçeneği tanımlar (md. 10/5). Ürün zaten elinize ulaştıysa fiziksel iadeyi de tedarikçinizle konuşmanız gerekir.
SKT ve karekod ayraçları
Kontakt lens gibi SKT taşıyan ürünlerde koliyi açarken tarihe de bakın. Kılavuza göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme ve imha bildirimlerine konu olabilir (md. 27). Böyle bir ürünü satışa koyarsanız tüketiciye verme aşamasında takılırsınız.
TİTCK'nın 2021 duyurusunda dikkat çektiği bir ayrıntı da var: karekod için farklı firmalar farklı ayraçlar kullanabilir. Bu, karekodun yanlış ayrıştırılmasına ve lot ya da seri numarasının yanlış okunmasına yol açabilir. Değerleri elle düzeltmek yerine okuyucunuzun karekodu doğru aktardığından emin olun.
Sonrası
Alma bildirimiyle stoğunuza giren ürün, müşteriye teslim edildiğinde tüketiciye verme bildirimiyle düşülür. Tedarikçiye geri dönen ürün için verme bildirimi yapılır. Bütün hareketlerin genel çerçevesini Optisyen için ÜTS sayfasında anlattık.
Mal kabulü bir alışkanlığa bağlamak işinizi kolaylaştırır: koli geldiği gün açılır, ürünler okutulur ve alma bildirimi aynı gün yapılır. Bekleyen koli, bekleyen bildirim demektir.
TraceOptik'te alma
TraceOptik'te gelen ürünleri karekod okuyucuyla okutarak kontrol edersiniz; lot, seri ve SKT bilgisi ürünle birlikte kaydedilir ve bildirim ÜTS'ye gitmeden SKT ile zorunlu alanlar kontrol edilir. Kendi mal kabul akışınız üzerinden görmek için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Koliyi açmadan, verme bildirimindeki listeye güvenerek toplu alma yapmak
- Hatalı bir almayı iptal etmeye çalışmak; alma bildiriminin iptali yoktur
- Rafa konan ürünün alma bildirimini sonraya bırakmak; ürün ÜTS'de stoğunuzda görünmez ve raf ile ÜTS stoğu ayrışır
- Farklı ayraç kullanan karekodları elle düzelterek girmek; lot veya seri numarası yanlış ürünle eşleşebilir
TraceOptik'te: tarayıcıdan çalışırsınız; ürünün karekodunu barkod okuyucuyla okutursunuz. Lot, seri ve son kullanma tarihi kayda geçer, bildirim ÜTS'ye gitmeden kontrol edilir.
Demoda görün