Adım adım
- 1Geri çekme bilgisini aldığınızda etkilenen ürünün ürün numarasını ve lot veya seri numaralarını not edin.
- 2Rafınızdaki, vitrininizdeki ve deponuzdaki ürünleri bu bilgilerle karşılaştırın; etkilenen ürünleri satıştan ayırın.
- 3Bulduğunuz ürünleri ÜTS'deki stoğunuzla karşılaştırın; fark varsa önce nedenini bulun.
- 4Ürünü geri gönderirken geri çekme verme bildirimini yapın; karşı taraf geri çekme alma ile kabul eder.
- 5Ürün imha edilecekse imha/bertaraf bildirimini kullanın.
- 6Etkilenen lottan daha önce satış yaptıysanız tüketiciye verme kayıtlarınızı inceleyin ve tedarikçinizin yönlendirmesine göre hareket edin.
Geri çekme nedir?
Bir tıbbi cihaz için geri çekme kararı olduğunda, ürünün tedarik zinciri boyunca geri dönüşü olağan verme ve alma bildirimleriyle değil, ayrı bildirimlerle izlenir. TİTCK'nın Tekil Hareket Kılavuzu bunlar için geri çekme verme ve geri çekme alma bildirimlerini tanımlar (md. 18-19); geri çekmeyle ilgili kurallar kılavuzun 26. maddesinde de yer alır.
Optisyen için pratik sonuç şudur: geri çekme kapsamındaki bir lensi, camı veya çerçeveyi tedarikçinize geri gönderirken geri çekme verme bildirimini siz yaparsınız, karşı taraf geri çekme alma ile kabul eder. Ürün imha edilecekse imha bildirimi kullanılır.
SKT'si geçmiş ürünler
Geri çekme bildirimleri yalnızca geri çekme kararlarında değil, SKT'si geçmiş ürünlerde de karşınıza çıkar. Kılavuzun 27. maddesine göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca şu bildirimlere konu olabilir:
- Geri çekme verme
- Geri çekme alma
- İmha/bertaraf
Bu kural, kontakt lens satan her gözlükçüyü doğrudan ilgilendirir. Tarihi geçmiş bir kutuyla tüketiciye verme yapamazsınız, olağan verme bildirimiyle tedarikçiye de gönderemezsiniz. Rafta unutulan her eski kutu, bu iki yoldan biriyle kapatılması gereken bir iş demektir.
Etkilenen ürünleri bulmak
Geri çekme bilgisi geldiğinde ilk iş, etkilenen ürünlerin sizde olup olmadığını bulmaktır. Bunun için ürün numarasıyla birlikte lot veya seri numarasına bakmanız gerekir. GS1 karekodlu ürünlerde lot numarası (10), seri numarası (21) tanımlayıcısıyla yer alır.
Arama yaparken yalnızca rafa değil, vitrine, depoya ve atölyeye de bakın. Ardından bulduğunuz ürünleri ÜTS'deki stoğunuzla karşılaştırın. ÜTS'de sizde görünen ama rafta bulamadığınız bir ürün varsa, büyük olasılıkla bildirilmemiş bir satış ya da iade vardır. Raf ile ÜTS stoğunun neden ayrıştığını rehber yazımızda anlattık.
Karşılaştırmayı gözle değil, okutarak yapın. TİTCK'nın 2021 duyurusu farklı firmaların karekodda farklı ayraçlar kullanabildiğine dikkat çeker; elle okunan bir lot numarası, geri çekme listesindeki numarayla yanlış karşılaştırılabilir. Hangi lotun ne zaman geldiğini ve kime verildiğini düzenli kaydeden bir gözlükçü, bu aramayı çok daha kısa sürede bitirir.
Satılmış ürünler
Etkilenen lottan daha önce satış yaptıysanız bu ürünler ÜTS'de tüketiciye verme kayıtlarınızda görünür. Kimlikli bildirim yaptığınız satışlarda hangi müşteriye hangi ürünün gittiği bu kayıtlardan izlenebilir. Müşterilere yönelik ne yapılacağı geri çekme kararının kapsamına bağlıdır; bu konuda tedarikçinizin ve yetkili kurumun yönlendirmesine göre hareket edin.
Tedarikçinizle netleştirin
Geri çekme kapsamındaki ürünü göndermeden önce tedarikçinizle hangi ürünlerin, hangi lot veya seri numaralarıyla ve hangi bildirimle döneceğini yazılı olarak netleştirin. Sizin geri çekme verme bildiriminizi tedarikçinizin geri çekme alma bildirimi tamamlar. Karşı tarafın bildirimini yapıp yapmadığını takip etmek, ürünün ÜTS'deki durumunun belirsiz kalmasını önler.
Denetim açısından
TİTCK'nın 19.02.2021 tarihli duyurusu, il sağlık müdürlüğü denetimlerinde stoğunuzdaki ürünlerle ÜTS'deki stok bilgisinin uyumunun kontrol edileceğini söyler. Geri çekilen bir ürünün rafınızdan çıkıp ÜTS'de hâlâ sizde görünmesi, ya da tersi, bu kontrolde açıklamanız gereken bir farktır.
Kılavuz sürümü hakkında
Bu sayfadaki kurallar TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'nun 31.01.2022 tarihli imzalı sürümüne dayanır. Daha yeni bir sürüm olup olmadığını doğrulayamadık. ÜTS ekranındaki seçenekler ile kılavuz arasında fark görürseniz güncel kılavuzu esas alın.
TraceOptik'te geri çekme
TraceOptik'te ürünler lot, seri ve SKT bilgisiyle kaydedilir; SKT'si geçmiş bir ürün tüketiciye verme bildirimine girmeden önce görünür. Kendi ürünleriniz üzerinden görmek için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Geri çekilen ürünü olağan verme bildirimiyle iade etmek
- SKT'si geçmiş ürünü tüketiciye verme veya olağan verme ile bildirmeye çalışmak
- Etkilenen lotları yalnızca rafta aramak, depo ve vitrin stoğunu unutmak
- Raf ile ÜTS stoğu uyumsuz olduğu için etkilenen ürünlerin hepsini bulamamak
TraceOptik'te: tarayıcıdan çalışırsınız; ürünün karekodunu barkod okuyucuyla okutursunuz. Lot, seri ve son kullanma tarihi kayda geçer, bildirim ÜTS'ye gitmeden kontrol edilir.
Demoda görün