Verme (Tedarikçiye İade)

Verme bildirimi nedir?

ÜTS'de bir ürünün bir firmadan diğerine geçmesi iki adımda tamamlanır: gönderen taraf verme bildirimi yapar, alan taraf alma bildirimiyle kabul eder (kılavuz md. 9-10). Tedarikçiniz size ürün gönderdiğinde verme yapan odur, siz alma yaparsınız. Ürünü tedarikçinize geri gönderdiğinizde ise roller değişir: verme bildirimini siz yaparsınız, tedarikçiniz alma ile kabul eder.

Optisyen için verme bildiriminin iki tipik kullanımı vardır: tedarikçiye iade ve hatalı bir almanın düzeltilmesi.

Tedarikçiye iade

Numarası yanlış gelmiş bir cam, sipariş edilmemiş bir lens ya da müşteriden geri gelip üreticiye dönecek bir ürün düşünün. Ürün ÜTS'de sizin stoğunuzdaysa tedarikçiye fiziksel olarak gönderirken verme bildirimi de yapmanız gerekir. Aksi hâlde ürün rafınızdan çıkar ama ÜTS'de sizde görünmeye devam eder. İade kolisinin gideceği firma ile verme bildirimindeki alıcı firma aynı olmalıdır; koli başka bir adrese giderse bildirimde seçtiğiniz firma ürünü alma bildirimiyle kabul edemez.

Müşteriden geri gelen bir ürünü tedarikçiye göndermeden önce, ürünün ÜTS'de yeniden stoğunuza girmiş olması gerekir. Bunun yolu önce tüketiciden iade alma bildirimidir.

Hatalı almanın düzeltilmesi

Tekil Hareket Kılavuzu'na göre alma bildiriminin iptali yoktur (md. 10/4). Yanlışlıkla kabul ettiğiniz bir ürünü düzeltmenin yolu, ürünü gönderen firmaya verme bildirimi yapmak ve o firmanın alma ile geri kabul etmesidir. Bu düzeltme iki firmanın da işlem yapmasını gerektirdiği için tedarikçinizle önceden konuşmanız işleri hızlandırır.

Olağan verme ile geri çekme farkı

Bir ürün için geri çekme kararı varsa iade olağan verme ile değil, geri çekme verme ve geri çekme alma bildirimleriyle yapılır (kılavuz md. 18-19). İade nedenini tedarikçinize sormak bu yüzden önemlidir. Geri çekme sürecini geri çekme sayfasında anlattık.

SKT'si geçmiş ürünler

Kılavuza göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme verme, geri çekme alma ve imha/bertaraf bildirimlerine konu olabilir (md. 27). Tarihi geçmiş bir kontakt lens kutusunu olağan verme bildirimiyle tedarikçiye gönderemezsiniz. Bu ürünler için tedarikçinizle birlikte geri çekme ya da imha yolunu belirleyin.

Karekod ve lot kontrolü

İade kolisini hazırlarken her ürünü yeniden okutun. TİTCK'nın 2021 duyurusunda belirttiği gibi farklı firmalar karekodda farklı ayraçlar kullanabilir; elle girilen bir lot veya seri numarası, tedarikçinin alma bildiriminde eşleşmeyen bir ürüne dönüşebilir. GS1 karekodlu ürünlerde lot (10), seri (21) ve SKT (17) tanımlayıcılarıyla yer alır.

Gönderimden sonra takip

Verme bildirimi yaptıktan sonra tedarikçinizin alma bildirimini yaptığını teyit edin. Bir iade kolisinin yolda kalması ya da karşı tarafta bekletilmesi, ürünün ÜTS'deki durumunun belirsiz kalmasına yol açabilir. İade belgelerini ve gönderim kaydını saklamak, olası bir soruda neyin ne zaman gönderildiğini göstermenizi kolaylaştırır.

Denetim açısından

TİTCK'nın optik ürünlerle ilgili duyurusuna göre il sağlık müdürlüğü denetimlerinde stoğunuzdaki ürünlerle ÜTS'deki stok bilgisinin uyumu kontrol edilir. Bildirilmemiş her iade, rafta olmayan ama ÜTS'de sizde görünen bir ürün demektir. Optisyenlik müesseseleri yılda en az iki kez olağan denetimden geçtiği için (Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik md. 26) bu farkların birikmesine izin vermemek gerekir.

TraceOptik'te verme

TraceOptik'te iade edeceğiniz ürünleri karekod okuyucuyla okutursunuz; SKT'si geçmiş bir ürün olağan bildirime eklenmeden önce görünür. Kendi iade akışınız üzerinden görmek için demo talep edin.