Raf stoğu ile ÜTS stoğu neden tutmaz?

Denetimde artık bu soruluyor

TİTCK, 19.02.2021 tarihli duyurusunda optik ürünlerin tekil hareket süreçlerinin yalnızca ÜTS üzerinden yürüyeceğini açıklarken bir cümle daha ekledi: "İl Sağlık Müdürlüğü denetimlerinde de artık stoklarınızda bulunan ürünler ile ÜTS'deki stok bilgilerinin uyumlu olmasına ilişkin kontroller de yapılacaktır."

Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik'e göre il müdürlüğü her müesseseyi yılda en az iki kez olağan denetimden geçirir (md. 26). Yani rafınızdaki kontakt lens kutuları, çekmecedeki camlar ve vitrindeki çerçeveler ile ÜTS'de sizin adınıza görünen ürünler, yılda en az iki kez yan yana konabilir.

Peki bu iki liste neden tutmaz? Çoğu zaman tek bir büyük hatadan değil, tek tek atlanmış küçük adımlardan. Aşağıda optik mağazalarında en sık karşılaşılan nedenleri, her birinin ÜTS'de nasıl göründüğüyle birlikte sıraladık.

Fark iki yönlü olabilir

Önce farkın yönünü anlamak gerekir, çünkü çözüm yöne göre değişir:

• ÜTS'de var, rafta yok: Ürün satılmış, kırılmış, kaybolmuş ya da tedarikçiye gönderilmiş, ama bu hareket ÜTS'ye bildirilmemiştir. Optik mağazalarında en sık görülen yön budur.
• Rafta var, ÜTS'de yok: Ürün size gelmiş ama alma yapılmamıştır ya da müşteri iadesi bildirimsiz rafa konmuştur. Bu yönde de hem satışta hem denetimde sorun yaşarsınız; çünkü ÜTS'deki kayıt, ürünün sizin elinizde olduğunu göstermez.

Her iki yönde de ilk iş aynıdır: farkın nedenini bulmak. Nedeni bilmeden yapılan bir "düzeltme" bildirimi, çoğu zaman yeni bir fark doğurur.

1. SGK dışı satışta tüketiciye verme unutuldu

En yaygın neden budur. Müşteri reçetesiyle gelir, gözlüğünü SGK'ye faturalamadan kendisi öder ve gider. TİTCK duyurusu açık: SGK'ye faturalanmadan doğrudan vatandaşa satılan ama ÜTS'den düşülmemiş ürünler için tüketiciye verme bildirimi yapılmalıdır. Bildirim yapılmazsa ürün satılıp gitmiş olsa da ÜTS'de sizin stoğunuzda kalır.

Neden unutulur? Çünkü satış anı yoğundur: müşteri ödeme yapar, gözlüğünü dener, ayarlatır. Bildirimi "akşam toplu yaparım" diye bırakmak, yoğun bir cumartesinin sonunda birkaç satışın atlanması demektir.

Çözüm: bildirimi teslim anında, müşteri tezgâhtayken tamamlayın. Hatalı bir bildirim yaptıysanız tüketiciye verme iptali ile düzeltin (kılavuz md. 14/6).

2. SGK reçeteli satışta düşüm kontrol edilmedi

Reçeteli satışta ÜTS düşümünün Medula kaydıyla oluştuğu ikincil kaynaklarda yazıyor; TİTCK'nın bildirimi yalnızca SGK'ye faturalanmayan satışlar için istemesi de bunu dolaylı olarak destekliyor. Ancak bu otomatik düşüm resmî bir metinde açıkça doğrulanmadı.

Pratikte: SGK'li teslimlerden sonra ürünlerin ÜTS'de stoğunuzdan düşüp düşmediğini belirli aralıklarla kontrol edin. Düşmemiş bir kayıt görürseniz, nedenini öğrenmeden üzerine ikinci bir bildirim yapmayın; odanızdan ve SGK il müdürlüğünüzden bilgi alın.

3. Müşteri iadesi bildirimsiz rafa kondu

Müşteri kontakt lens kutusunu açmadan geri getirdi; siz de iadeyi kabul edip kutuyu rafa koydunuz. ÜTS açısından o ürün hâlâ tüketicidedir. Doğru adım tüketiciden iade alma bildirimidir ve iade edilen adet kadar yapılır (md. 14/7).

Bu atlama ilk bakışta zararsız görünür. Ama aynı kutuyu başka bir müşteriye sattığınızda kayıtlar birbirine girer: rafta duran ürün ÜTS'de tüketicide, sattığınız ürün ise sizin stoğunuzda olmayan bir ürün gibi görünür.

4. Mal kabulde alma yapılmadı ya da yanlış yapıldı

Burada iki ayrı sorun var:

• Alma hiç yapılmadı: Tedarikçi ürünü verme bildirimiyle gönderdi, ürün rafınıza geldi, ama siz alma yapmadınız. Ürün rafta, ÜTS'de ise sizin stoğunuzda değil.
• Kontrol edilmeden alma yapıldı: Gelen pakette eksik ya da farklı ürün vardı, siz yine de hepsini aldınız. Alma bildiriminin iptali yoktur (md. 10/4). Düzeltme için ürünü gönderene yeniden verme yaparsınız, o da alma yapar.

Çözüm: önce sayın, sonra alın. İstemediğiniz bir gönderim için ÜTS'deki "almak istemiyorum" seçeneğini kullanın (md. 10/5).

5. Tedarikçiye iade yarım kaldı

Ürünü tedarikçinize geri gönderdiğinizde verme bildirimi yaparsınız; tedarikçi de alma yapar (md. 9-10). Verme yapmadan kargoya verilen ürün ÜTS'de sizde kalır. Verme yapıldı ama tedarikçi alma yapmadıysa ürün iki taraf arasında bekler. İadeyi gönderdikten birkaç gün sonra durumu kontrol etmek ve gerekirse tedarikçinizi aramak, yarım kalmış işleri temizler.

6. Kırılan cam, kaybolan kutu

Montajda kırılan bir cam, düşüp zarar gören bir lens kutusu, kaybolan ya da çalınan bir ürün... Fiziksel olarak stoktan çıkmıştır ama ÜTS'de durur. Kılavuz bu durumlar ve stok düzeltmesi için HEK/Zayiat bildirimini tanımlar (md. 15).

Atölyede bir "fire kutusu" tutmak işe yarar: kırılan camın zarfını ve etiketini atmayın, bildirimi aynı gün yapın, sonra kutuyu boşaltın.

7. SKT'si geçen kontakt lensler

Kontakt lens kutularında SKT bulunur. Rafta SKT'si geçen bir kutu artık satılabilir stok değildir. Kılavuza göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme verme, geri çekme alma ve imha/bertaraf bildirimlerine konu olabilir (md. 27). Yani bu ürünle tüketiciye verme yapamaz, onu HEK/Zayiat ile de düşemezsiniz.

Bu yüzden SKT'si geçmiş lensler hem rafta hem ÜTS'de birikir. Ayda bir SKT kontrolü yapın: süresi yaklaşanları öne alın, geçenleri satış rafından ayırın ve tedarikçinizle geri çekme ya da imha yolunu netleştirin.

8. Karekod yanlış okundu

TİTCK duyurusunda bilinen bir sorun açıkça yazıyor: "Karekod için farklı firmalar farklı ayraçlar kullanabilmektedir." Okuyucu ya da yazılım bu ayraçları doğru ayrıştıramazsa lot ve seri numarası yanlış okunur. Sonuçta bildirim ya reddedilir ya da yanlış ürün için yapılır; rafta bir ürün dururken ÜTS'de başka bir ürün satılmış görünebilir.

Çözüm: yeni bir tedarikçinin ürününü ilk kez okuttuğunuzda, okunan lot ve seri numarasını ambalajdaki yazıyla karşılaştırın. Karekodun yapısını UDI karekodu nasıl okunur? yazımızda anlattık.

9. Tüketiciye verme yanlış ürünle yapıldı

Müşteriye A ürününü verdiniz ama bildirimi yanlışlıkla B ürünüyle yaptınız. Bu tek hata iki fark doğurur: ÜTS'de B satılmış görünür ama rafta durur; A ise rafta yoktur ama ÜTS'de hâlâ sizin stoğunuzdadır. Kılavuz bu durum için tüketiciye verme iptali bildirimini tanımlar (md. 14/6). Önce hatalı bildirimi iptal edin, sonra doğru ürünle tüketiciye verme yapın.

Eski kayıtlara da bakın

Optik ürünler bir dönem TİTUBB üzerinden izleniyordu. TİTCK'nın 2021 duyurusuna göre TİTUBB'daki stokların 16.04.2021'e kadar ÜTS'ye aktarılması gerekiyordu. Uzun süredir rafta duran eski ürünlerde ÜTS kaydının durumunu ayrıca kontrol edin.

Bir ay sonu sayımı örneği

Diyelim ki bir markanın günlük kontakt lenslerini sayıyorsunuz. ÜTS'de stoğunuzda 40 kutu görünüyor, rafta ise 37 kutu var. Farkın peşine düştüğünüzde şunu buluyorsunuz:

• 2 kutu, SGK dışı satışta müşteriye verilmiş ama tüketiciye verme yapılmamış.
• 1 kutu, depoda düşüp zarar görmüş ve atılmış; HEK/Zayiat bildirimi yapılmamış.
• Ayrıca rafta, ÜTS'de tüketicide görünen 1 kutu var: geçen hafta bir müşterinin bildirimsiz iadesi.
• SKT'si geçen 2 kutu ise satış rafından ayrılmış, ama ÜTS'de hâlâ sizin stoğunuzda.

Rakamlar küçük, ama dört farklı neden ve dört farklı düzeltme bildirimi demek. Bunları bir denetim günü değil, sakin bir ay sonunda bulmak işinizi çok kolaylaştırır.

Birden fazla müesseseniz varsa

5193 sayılı Kanun'un 8. maddesine göre her optisyenlik müessesesinin ayrı ruhsatı ve ayrı mesul müdürü vardır. Şubeleriniz arasında ürün gönderiyorsanız, bu gönderimin ÜTS'de nasıl gösterileceğini (ör. verme ve alma) önceden netleştirin. Bir şubeden fiziksel olarak çıkan ama ÜTS'de yerinde duran ürün, iki şubenin sayımını birden bozar.

Düzenli mutabakat: nasıl yapılır?

Farkları denetimden önce yakalamanın tek yolu, raf ile ÜTS'yi düzenli olarak karşılaştırmaktır. Önerimiz:

1. Sıklığı belirleyin. Kontakt lens gibi hızlı dönen ve SKT'li ürünlerde ayda bir, çerçeve ve camda üç ayda bir iyi bir başlangıçtır.
2. Ürün grubu seçin. Bütün mağazayı tek seferde saymak yerine bir gün lensleri, başka bir gün çerçeveleri sayın.
3. Rafı okutun. Raftaki ürünlerin karekodlarını okutarak bir liste çıkarın; elle yazılan liste yeni hatalar üretir.
4. ÜTS listesiyle karşılaştırın. ÜTS'de stoğunuzda görünen ürünlerle raf listesini yan yana koyun.
5. Her farkın nedenini bulun. Yukarıdaki nedenlerden hangisi? Nedeni bulmadan düzeltme bildirimi yapmayın.
6. Doğru bildirimle düzeltin. Unutulan satış için tüketiciye verme, bildirimsiz iade için tüketiciden iade alma, kırılan ürün için HEK/Zayiat.
7. Not alın. Hangi farkı ne zaman, hangi bildirimle düzelttiğinizi yazın. Denetimde bu notlar düzenli çalıştığınızı gösterir.

Farkları kalıcı olarak azaltmak

Mutabakat farkları bulur; alışkanlıklar ise farkın oluşmasını engeller:

• Bildirimi işin yapıldığı anda yapın: mal kabulde alma, teslimde tüketiciye verme, iadede tüketiciden iade alma.
• Elle yazmak yerine karekodu okutun.
• Birden fazla çalışanınız varsa her bildirimin kim tarafından yapıldığı belli olsun.
• SKT kontrolünü takvime bağlayın.
• Tedarikçiye iadeleri bir listede tutun ve karşı tarafın alma yapıp yapmadığını izleyin.

Denetimin diğer başlıkları için denetime hazırlık yazımıza, bildirimlerin tamamı için optisyen ÜTS bildirimleri yazımıza bakabilirsiniz.

TraceOptik'te

TraceOptik'te ürünler karekod okuyucuyla okutulur; lot, seri ve SKT bilgisi ürünle birlikte izlenir. SKT'si geçmiş bir ürünle hazırlanan bildirim ÜTS'ye gitmeden kontrol edilir. Raf ile ÜTS arasındaki farkları kendi stoğunuz üzerinden nasıl izleyebileceğinizi demo görüşmesinde birlikte konuşuyoruz.