HEK / Zayiat

HEK/zayiat bildirimi ne işe yarar?

Gözlükçüde ürünler her zaman satışla ya da iadeyle stoktan çıkmaz. Montaj sırasında kırılan bir cam, vitrinden kaybolan bir çerçeve ya da hırsızlık sonrası eksilen ürünler, rafınızdan çıkar ama ÜTS'de sizin stoğunuzda görünmeye devam eder. TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu bu durumlar için HEK/zayiat bildirimini tanımlar: kırılma, kayıp, çalınma ve stok düzeltme (md. 15).

Ne zaman kullanılır?

• Kırılma: Atölyede montaj sırasında kırılan ya da tezgâhta düşüp kullanılamaz hâle gelen ürün.
• Kayıp: Nerede olduğu bulunamayan ürün.
• Çalınma: Hırsızlık sonrası eksilen ürün.
• Stok düzeltme: Raf ile ÜTS stoğu arasında düzeltilmesi gereken fark.

Kırılan bir camın karekod etiketini ya da ambalajını mümkünse saklayın. Hangi ürünün kırıldığını sonradan karekoddan göstermek, elle tutulan bir nottan daha güvenilirdir.

Ne zaman kullanılmaz?

SKT'si geçmiş ürünlerde. Kılavuzun 27. maddesine göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme verme, geri çekme alma ve imha/bertaraf bildirimlerine konu olabilir. Tarihi geçen bir kontakt lens kutusu için HEK/zayiat değil, geri çekme veya imha yolu kullanılır.

Bilinen bir hareketin yerine. Stok farkı çoğu zaman kayıp ya da hasardan değil, unutulmuş bir bildirimden kaynaklanır. Müşteriye teslim edilip bildirilmemiş bir ürün için doğru bildirim tüketiciye verme, müşteriden geri gelip bildirilmemiş bir ürün için tüketiciden iade almadır. Bu farkları zayiatla kapatmak, ürünün ÜTS'deki geçmişini gerçekte olandan farklı gösterir.

Adım adım

1. Farkı tespit edin: hangi ürün, hangi lot veya seri, kaç adet. GS1 karekodlu ürünlerde lot (10) ve seri (21) tanımlayıcılarıyla yer alır.
2. Nedenini belirleyin. Kayıt hatasıysa önce eksik kalan bildirimi tamamlayın.
3. Ürünün SKT'sine bakın; geçmişse imha veya geri çekme yolunu izleyin.
4. Gerçek kayıp veya hasar için HEK/zayiat bildirimini yapın.
5. Nedeni ve tarihi kendi kayıtlarınıza yazın.

Birden fazla çalışanınız varsa zayiat bildirimini kimin yapacağını belirleyin. Sorumluluğun belli olması, aynı ürünün iki kez düşülmesini ya da hiç düşülmemesini önler. Kayıt tutarken ürünün lot veya seri numarasını da not edin.

Atölyede kırılan cam

Numaralı cam montajı müessesenin kendi atölyesinde yapılmak zorundadır (Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik md. 10 ve 25). Montajda kırılan bir camı HEK/zayiat bildirimiyle stoğunuzdan düşebilirsiniz. Müşteriye yerine yeni bir cam verecekseniz o cam için ayrıca bildirim gerekir. İş bir SGK reçetesine bağlıysa yeni camın karekodundaki diyoptri reçetedeki değerle uyumlu olmalıdır; 2027 yılı SGK sözleşmesine göre uyumsuzlukta reçete bedeli ödenmez (md. 3.3.5).

Denetim açısından

TİTCK'nın 19.02.2021 tarihli duyurusuna göre il sağlık müdürlüğü denetimlerinde stoğunuzdaki ürünlerle ÜTS'deki stok bilgisinin uyumu kontrol edilir. Optisyenlik müesseseleri yılda en az iki olağan denetimden geçer (Yönetmelik md. 26). Kırılan ve kaybolan ürünleri olduğu gün bildirmek, denetimde açıklama gerektiren farkların birikmesini önler. Raf ile ÜTS stoğunu düzenli aralıklarla karşılaştırmak da zayiat gerektiren durumları erken fark etmenizi sağlar. Her zayiatın nedenini ve tarihini kaydetmek de olası bir soruda neyin neden düşüldüğünü göstermenizi kolaylaştırır.

Kılavuz sürümü hakkında

Bu sayfadaki kurallar TİTCK Tekil Hareket Kılavuzu'nun 31.01.2022 tarihli imzalı sürümüne dayanır. Daha yeni bir sürüm olup olmadığını doğrulayamadık; ÜTS ekranındaki seçeneklerle fark görürseniz güncel kılavuzu esas alın. Raf ile ÜTS stoğunun neden ayrıştığını rehber yazımızda ayrıca anlattık.