Reçete kayıt defteri: fiziki mi, dijital mi?

Kısa cevap

Bugün için kısa cevap şu: Kurum onaylı bir sistem kullanmıyorsanız reçete kayıt defterini fiziki olarak tutmaya devam etmelisiniz. Bilgisayarda ya da bir programda tuttuğunuz kayıtlar işinizi kolaylaştırabilir, ama bu kayıtlar tek başına yeterli sayılmaz.

Bu cevabın dayanağı, TİTCK'nın 21.09.2026 tarihli yazısıdır. İstanbul Optisyen Gözlükçüler Odası (İOGO) bu yazıyı 01.10.2026 tarihli "Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmeliğin Uygulanmasına Dair Görüşler" duyurusunda özetledi. Görüşe göre kayıtlar Yönetmelikteki şartlarla yalnızca elektronik ortamda tutulabilir; ancak "Kurum onaylı sistemler kullanılmadığı sürece, fiziki defter tutma zorunluluğu devam etmektedir."

Aşağıda bu görüşün hangi maddelere dayandığını ve pratikte ne anlama geldiğini adım adım anlatıyoruz. Yazının sonunda, denetimden önce defterinizi kontrol etmek için kısa bir liste ve sık yapılan hataları da bulacaksınız.

Yönetmelik ne diyor?

Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik (RG 18.01.2014, sayı 28886) kayıt konusunu üç maddede düzenler. Bu yazıda Yönetmeliğin 18.08.2023 tarihli konsolide metnine dayanıyoruz; 2023 sonrasında bir değişiklik olup olmadığını doğrulayamadık. Güncel metni resmî kaynaklardan kontrol etmenizi öneririz.

Madde 19: Reçete kayıt defteri

• Müessesede il müdürlüğünce tasdik edilmiş bir reçete kayıt defteri bulunması zorunludur (örneği Yönetmeliğin ek-4'ündedir).
• Reçete, hasta onayından sonra mesul müdür tarafından tarih atılıp imzalanır.
• Reçete aynı gün deftere kaydedilir.
• Kayıt elektronik ortamda da tutulabilir; bunun için şu şartlar aranır:
• kayıtların değiştirilmesine ve silinmesine karşı idari ve teknik tedbirlerin alınması,
• gizliliğin sağlanması,
• verilerin düzenli ve güvenli şekilde yedeklenmesi,
• ekrandaki verilerle daha önce alınmış çıktıların tutarlı olması.

Madde 18: Bilgisayarda kayıt ve yazılı kayıt

Kayıtlar bilgisayarda tutulabilir; ancak bu, yazılı kayıt zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. İki kaydın birbiriyle tutarlı olmasından mesul müdür sorumludur. Aynı maddeye göre faturalarda ruhsat tarih ve sayısının yazılması da zorunludur.

Madde 22: Saklama süresi

Reçete kayıt defteri ile teftiş ve denetim defteri 5 yıl saklanır.

Kanun tarafında ne değişti?

5193 sayılı Optisyenlik Hakkında Kanun'un 12. maddesi 2025'te 7557 sayılı Kanunla değişti. Yeni metne göre kayıtlar "Bakanlıkça belirlenen usul ve esaslara uygun olarak" tutulur. Kanunun 13. maddesi ise denetimde kayıt belgesinin ve teftiş defterinin gösterilmesini ister.

Bu değişiklik, kayıt düzeninin ayrıntılarını Bakanlığın belirleyeceği usul ve esaslara bırakıyor. TİTCK'nın 21.09.2026 tarihli görüşü de bu çerçevede okunmalı: elektronik kayıt mümkün, ama tek başına yeterli olması için sistemin Kurum onaylı olması gerekiyor.

"Kurum onaylı sistem" ne demek?

Görüşteki ifade, elektronik kaydın tek başına yeterli olabilmesi için sistemin Kurum tarafından onaylanmış olmasını şart koşuyor. Bu onayın nasıl alındığına, hangi sistemlerin onaylı olduğuna ve bir onay listesinin nerede yayımlandığına dair bir bilgiye bu yazının dayandığı kaynaklarda ulaşamadık. Bu konuda TİTCK duyurularını ve odanızın açıklamalarını takip etmenizi öneririz.

Pratikte bunun anlamı şu: Bir yazılım "dijital reçete defteri" sunuyorsa, satın almadan önce şu soruyu sorun: "Bu sistem Kurum onaylı mı, onayı gösteren belge nedir?" Cevap net değilse fiziki defteri tutmaya devam etmeniz gerekir.

Pratikte nasıl bir düzen kurmalı?

Bugünkü kurallarla en güvenli düzen şuna benzer:

1. Fiziki defter esas kayıttır. İl müdürlüğünce tasdikli defter müessesede bulunur ve güncel tutulur.
2. Reçete aynı gün kaydedilir. Hasta onayından sonra mesul müdür reçeteye tarih atar, imzalar ve aynı gün deftere işler. "Akşam toplu yazarım" alışkanlığı, yoğun günlerde atlanan kayıtlara yol açar.
3. Elektronik kayıt yardımcıdır. Bilgisayarda ya da bir programda kayıt tutuyorsanız, bu kaydın defterle tutarlı olmasından mesul müdür sorumludur (md. 18). İki kayıt arasında fark varsa denetimde ikisini birden açıklamanız gerekir.
4. Saklama süreleri takip edilir. Defterler 5 yıl saklanır (md. 22). SGK'ye ilişkin hasta bilgi ve belgeleri ise 2027 sözleşmesine göre en az 10 yıl saklanır (md. 2.2.5); bu iki süreyi karıştırmayın.
5. Mesul müdür yokken reçeteli satış yapılmaz. Yönetmelik bunu açıkça yasaklar (md. 25/1-k). İOGO'nun aynı görüşler duyurusu da bu konuya değinir.

Defter ile Medula kaydı aynı şey değil

Sık karıştırılan bir nokta: SGK'li bir reçeteyi Medula Optik'e kaydetmek, reçete kayıt defterine kaydetmekle aynı iş değildir.

• Medula kaydı SGK'nin ödeme sürecinin parçasıdır. SUT'a göre kabul edilen reçetenin sisteme kaydı 20 iş günü (nitelikli malzemede 30 iş günü) içinde tamamlanır.
• Reçete kayıt defteri Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik'in istediği kayıttır. Yönetmelik, reçetenin aynı gün deftere kaydedilmesini ister ve bu kuralı SGK'li ya da SGK dışı reçete diye ayırmaz.

Yani SGK dışı, müşterinin kendi ödediği bir gözlüğün reçetesi de deftere girer. Medula'da kaydı olan bir reçete için de defter kaydı ayrıca gerekir. İki kaydın süresi de farklıdır: defter aynı gün, Medula kaydı iş günü süresi içinde.

Mesul müdür izinliyse ne olur?

Pratikte en çok zorlanılan anlardan biri budur. Mesul müdür izinli ya da raporlu bir gün, reçeteli bir müşteri geliyor. Yönetmeliğe göre mesul müdür müessesede yokken reçeteli ürün satışı yapılamaz (md. 25/1-k). Reçeteye tarih atıp imzalayacak ve aynı gün deftere kaydını sağlayacak kişi de mesul müdürdür (md. 19).

Bu yüzden mesul müdürün olmayacağı günleri önceden planlamak gerekir. Bu günlerde reçeteli işlerin nasıl yönetileceğini ekibinizle konuşun ve gerekiyorsa odanızdan görüş alın.

Birden fazla müesseseniz varsa

5193 sayılı Kanun'un 8. maddesine göre her müessese için ayrı ruhsat ve ayrı mesul müdür gerekir; mesul müdür yalnızca bir müessesede görev yapabilir. Defter ve kayıt düzeninizi her müessese için ayrı planlayın. Bir şubenin reçetesinin başka bir şubenin defterine yazılması, denetimde açıklaması zor bir duruma dönüşür.

Hangi reçeteler deftere girmez?

Deftere girecek reçete, önce kabul edilebilir bir reçete olmalıdır. Yönetmeliğin 20. maddesine göre göz hekimi dışında birinin yazdığı reçeteler ile hekimin adı, diploma ya da sicil numarası ve görev adresi ya da kurum adı bulunmayan reçeteler kabul edilemez. Reçete kabulündeki kontroller için gözlük reçetesi kabul kontrolü yazımıza bakabilirsiniz.

Elektronik kayıtta güvenlik ve KVKK

Reçete, hastanın kimliği ve göz değerleriyle birlikte sağlık verisi içerir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesine göre sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Yönetmeliğin elektronik kayıt için saydığı şartlar (değişiklik ve silmeye karşı tedbir, gizlilik, güvenli yedekleme) bu açıdan da anlam taşır.

Elektronik kayıt tutuyorsanız kendinize şu soruları sorun:

• Kayıtları kim görebiliyor, kim değiştirebiliyor?
• Silinen ya da değiştirilen bir kaydın izi kalıyor mu?
• Yedekler ne sıklıkla ve nereye alınıyor?
• Bugün ekranda gördüğünüz kayıt, geçen ay aldığınız çıktıyla aynı mı?

Bu soruların cevabını bilmiyorsanız, elektronik kaydınız Yönetmelikteki şartları karşılıyor mu, emin olamazsınız.

Dört şartı pratikte okumak

Yönetmeliğin 19. maddesindeki dört şart, gündelik dilde şu beklentilere karşılık gelir:

• Değişiklik ve silmeye karşı tedbir: Bir kayıt değiştirildiğinde ya da silindiğinde bunun fark edilebilmesi; kaydın sessizce ortadan kaybolamaması.
• Gizlilik: Reçete kayıtlarını yalnızca işi gereği görmesi gereken kişilerin görebilmesi.
• Düzenli ve güvenli yedekleme: Bilgisayar arızalandığında ya da çalındığında kayıtların kaybolmaması; yedeğin gerçekten geri yüklenebilir olması.
• Tutarlılık: Geçen ay aldığınız bir çıktı ile bugün ekranda gördüğünüz kaydın aynı olması.

Bu şartları karşılayan bir elektronik kayıt bile, TİTCK'nın görüşüne göre Kurum onaylı bir sistem değilse fiziki defteri tek başına karşılamaz.

Denetimden önce kontrol edin

Kanunun 13. maddesine göre denetimde kayıt belgesi ve teftiş defteri gösterilir; il müdürlüğü yılda en az iki olağan denetim yapar (Yönetmelik md. 26). Denetimden önce şunları kontrol etmenizi öneririz:

• Reçete kayıt defteri tasdikli ve güncel mi?
• Her reçete aynı gün, mesul müdür imzasıyla kaydedilmiş mi?
• Elektronik kayıt tutuyorsanız defterle örtüşüyor mu?
• Son 5 yılın defterleri saklanıyor mu?

Diğer başlıklar için denetime hazırlık yazımıza bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Reçeteleri ertesi gün ya da hafta sonunda toplu olarak deftere yazmak.
• Reçeteyi mesul müdürün tarih ve imzası olmadan kaydetmek.
• İl müdürlüğünce tasdik edilmemiş bir defter kullanmak.
• Programdaki kayıt ile defter arasında fark bırakmak ve bunu fark etmemek.
• Eski defterleri 5 yıl dolmadan atmak.
• SGK'ye ilişkin hasta belgelerinin en az 10 yıllık saklama süresini, defterin 5 yıllık süresiyle karıştırmak.
• Elektronik kaydı yedeği alınmadan tek bir bilgisayarda tutmak.
• Yönetmeliğin 20. maddesine göre kabul edilmemesi gereken bir reçeteyi kabul edip deftere almak.
• Bir yazılımın "dijital defter" vaadini, Kurum onayını sormadan fiziki defterin yerine koymak.

Özet

• Reçete aynı gün, mesul müdür imzasıyla tasdikli deftere kaydedilir.
• Elektronik kayıt Yönetmelikteki şartlarla mümkündür.
• TİTCK'nın 21.09.2026 görüşüne göre Kurum onaylı sistem kullanılmadığı sürece fiziki defter zorunluluğu devam eder.
• Defterler 5 yıl, SGK belgeleri en az 10 yıl saklanır.

Konunun mevzuat ayrıntıları için reçete kayıt defteri sayfamıza bakabilirsiniz.

TraceOptik hakkında bir not

TraceOptik'in reçete kayıt defteri konusunda nerede durduğunu bu yazıda bir iddia olarak yazmıyoruz. Sorularınızı demo görüşmesinde açıkça konuşuyoruz. Bir yazılımın sizin için tek başına yeterli kayıt sayılıp sayılmayacağı sorusunun cevabı, yukarıdaki Kurum onayı şartına bağlıdır.