Optisyen ÜTS'de hangi bildirimleri yapar?

Optisyen neden ÜTS'ye bildirim yapar?

Optisyenlik müesseseleri, tıbbi cihaz satışını düzenleyen yönetmeliğin pek çok hükmünden muaftır. Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği optisyenlik müesseselerini kapsam dışında bırakır; ama aynı maddede önemli bir istisna vardır: "Kurumca belirlenen kayıt ve bilgi yönetim sistemlerine yönelik kayıt işlemleri bu Yönetmelik kapsamındadır" (md. 2/2). Bu sistem ÜTS'dir. Yönetmelik tekil bildirimi de tıbbi cihazların üretim veya ithalattan itibaren ÜTS üzerinden yapılması gereken bütün hareket bildirimleri olarak tanımlar.

Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik aynı noktaya bağlanır: müessese, Kurumun kayıt ve bilgi yönetim sistemine kayıtlı olmayan tıbbi cihazları satamaz (md. 25/1-j). Kısacası bir cam, çerçeve ya da kontakt lens rafınıza girdiği andan müşterinize teslim edildiği ana kadar ÜTS'de izlenir.

TİTCK, 19.02.2021 tarihli duyurusunda optik ürünlerin tekil hareket süreçlerinin yalnızca ÜTS üzerinden yürüyeceğini açıkladı. Duyurunun bugün de geçerli üç cümlesi işin özeti gibidir:

• "SGK faturalandırma süreçleri de dahil olmak üzere tüm işlemler sadece ÜTS üzerinden devam edecektir."
• İl sağlık müdürlüğü denetimlerinde stoklarınızdaki ürünlerle ÜTS'deki stok bilgilerinin uyumlu olup olmadığı kontrol edilecektir.
• SGK'ye faturalanmadan doğrudan vatandaşa satılan ama ÜTS'den düşülmemiş ürünler için tüketiciye verme bildirimi yapılmalıdır.

Hangi ürünler bu akışta?

Resmî kaynaklarda optik tarafında net olarak öne çıkan üç ürün grubu var:

• Optik cam: ÜTS'de tekil takipte. SGK reçeteli satışta camın karekodu Medula Optik'e girilir.
• Optik çerçeve: ÜTS'de tekil takipte. Medula'da çerçeve karekodu girilir ve ÜTS durumu sorgulanır.
• Kontakt lens: 1 Ekim 2026'dan beri e-faturada karekod bilgisi istenen "tıbbi cihaz içerikli" ürünler arasında.

İki ürün grubu için net bir resmî bilgiye ulaşamadık. Kontakt lens solüsyonunun ve numarasız güneş gözlüğünün ÜTS'de tekil takipte olup olmadığını ürün bazında ÜTS'den sorgulamanızı öneririz. Bu yazıda bu iki ürün için kesin bir hüküm vermiyoruz.

Biraz geçmişe de bakalım. Optik ürünler bir dönem TİTUBB üzerinden izleniyordu. TİTCK'nın 2021 duyurusuna göre TİTUBB'daki stokların 16.04.2021'e kadar ÜTS'ye aktarılması gerekiyordu; bu tarih çoktan geçti. O dönemden kalan eski kayıtlarınız varsa, bugünkü ÜTS stoğunuzla karşılaştırırken bu geçişi de hesaba katın.

Bildirimler tek tek

Aşağıdaki kurallar TİTCK'nın Tıbbi Cihazların ÜTS Tekil Hareket Bildirimlerine İlişkin Kılavuzu'nun 31.01.2022 tarihli imzalı sürümüne dayanır. Daha yeni bir sürüm yayımlanıp yayımlanmadığını TİTCK'nın ÜTS sayfasından kontrol etmenizi öneririz.

Alma: ürün rafınıza girmeden önce

Tedarikçiniz ürünü ÜTS'de size verme bildirimiyle gönderir. Siz de ürünü fiziksel olarak kontrol edip alma bildirimi yaparsınız. Alma yapılmadan ürün ÜTS'de sizin stoğunuzda görünmez.

Alma bildiriminin iptali yoktur. Yanlış ürünü aldıysanız düzeltme, ürünü gönderen firmaya yeniden verme bildirimi yapmanız ve onun da alma yapmasıyla olur (md. 10/4). İstemediğiniz bir gönderim için ÜTS'de "almak istemiyorum" seçeneği bulunur (md. 10/5). Bu yüzden kural basit: önce kutuyu açın, sayın, karekodları kontrol edin; sonra alma yapın.

Alma yapmadan önce kısa bir kontrol yeterlidir:

• Gelen ürünler ve adetler, gönderilen ürünlerle aynı mı?
• Okuttuğunuz lot ve seri numaraları ambalajdaki yazıyla tutuyor mu?
• Kontakt lens kutularında SKT geçmiş ya da çok yakın mı? SKT'si geçmiş bir ürünü bir kez aldığınızda, onunla yalnızca geri çekme ya da imha bildirimi yapabilirsiniz (md. 27). Böyle bir gönderimde alma yerine "almak istemiyorum" seçeneğini değerlendirin.

Tüketiciye verme: müşteriye teslimde

Ürünü doğrudan vatandaşa sattığınızda yapılan bildirim tüketiciye vermedir. Bazı yazılarda "tüketim bildirimi" ifadesi geçse de kılavuzun doğrudan vatandaşa satış için tarif ettiği hareket budur. Verilen adet ve tarih zorunludur. Kimlikli bildirimde ad soyad ve kimlik türü girilir; kimlik türü T.C. kimlik numarası, yabancı kimlik numarası, pasaport ya da YUPASS olabilir (md. 14/2-5).

Kimlikli bildirimde girdiğiniz bilgiler kişisel veridir. Hangi üründen kaç adet aldığıyla birlikte düşünüldüğünde bir kişinin sağlığına ilişkin bilgi de içerebilir; 6698 sayılı KVKK'nın 6. maddesine göre sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Bu bilgileri kâğıt notlarda ya da ortak kullanılan dosyalarda bırakmamaya özen gösterin.

Tüketiciye verme iptali

Yanlış ürünü, yanlış adedi ya da yanlış kişiyi bildirdiyseniz kılavuz tüketiciye verme iptali bildirimini tanımlar (md. 14/6). Hatayı fark ettiğiniz gün düzeltmek, ay sonunda hangi satışın neden tutmadığını aramaktan çok daha kolaydır.

Tüketiciden iade alma

Müşteri ürünü geri getirdiyse ve ürünü stoğunuza geri alıyorsanız tüketiciden iade alma bildirimi yapılır; iade edilen adet kadar (md. 14/7). Bildirim yapmadan rafa koyduğunuz ürün ÜTS'de tüketicide görünmeye devam eder ve sayımda karşınıza çıkar.

Verme: tedarikçiye iade

Ürünü tedarikçinize geri gönderdiğinizde bu ÜTS'de bir devirdir. Siz verme bildirimi yaparsınız, karşı taraf alma yapar (md. 9-10). Tedarikçi alma yapana kadar ürün iki taraf arasında bekler; iadeyi gönderdikten sonra kabul edilip edilmediğini takip edin.

Hatalı bir almayı düzeltmenin yolu da budur: yanlışlıkla kabul ettiğiniz ürünü gönderen firmaya verme ile geri gönderirsiniz, o da alma yapar. Bu yüzden iadeyi ve düzeltmeyi tedarikçinizle önceden konuşmak, iki tarafın ÜTS kaydının aynı anda doğru olmasını sağlar.

Geri çekme ve imha

Bir ürün için geri çekme kararı verildiğinde kılavuz geri çekme verme, geri çekme alma ve imha gibi hareketleri tarif eder (md. 18-19, 26). Ayrıntılar için geri çekme ve imha sayfalarına bakabilirsiniz.

SKT'si geçmiş ürün

Bu kural özellikle kontakt lenste sık karşınıza çıkar: SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme verme, geri çekme alma ve imha/bertaraf bildirimlerine konu olabilir (md. 27). Yani SKT'si geçmiş bir lensle tüketiciye verme bildirimi yapılamaz.

HEK/Zayiat: kırılan, kaybolan, çalınan

Montajda kırılan bir cam, kaybolan ya da çalınan bir ürün veya bir stok düzeltmesi için kılavuz HEK/Zayiat bildirimini tanımlar (md. 15). Atölyede kırılan camı bir kenara atıp bildirimi unutmak, raf ile ÜTS arasındaki farkın en sessiz kaynaklarından biridir.

SGK reçeteli satışta durum ne?

Burada dikkatli olmak gerekiyor. İkincil kaynaklara göre Medula Optik ile ÜTS birlikte çalışıyor ve reçeteli satışta ÜTS düşümü Medula kaydıyla oluşuyor. TİTCK'nın 2021 duyurusu da optisyenden tüketiciye verme bildirimini yalnızca "SGK'ye faturalandırmaksızın" satılan ürünler için istiyor; bu ifade otomatik düşümü dolaylı olarak destekliyor. SGK'nın Medula Optik el kitabı, girilen karekodların ÜTS'deki uygunluğunun karekod UBB sorgulama ile kontrol edildiğini yazıyor.

Ancak otomatik düşüm, resmî bir metinde açıkça doğrulanmadı. Bu yüzden "SGK satışında ÜTS'de hiçbir şey yapmanıza gerek yok" demiyoruz. Pratik öneri şu: reçeteli bir teslimden sonra ilgili cam ve çerçevenin ÜTS'de stoğunuzdan düşüp düşmediğini birkaç örnekle kontrol edin ve kendi işleyişinizi buna göre kurun. Medula tarafındaki kurallar için SGK ve Medula Optik sayfamıza bakabilirsiniz.

Günlük bir düzen önerisi

ÜTS'de sorunlar çoğu zaman tek büyük hatadan değil, küçük atlamalardan çıkar. Şu düzen bu atlamaları azaltır:

1. Mal kabulde: Kutuyu açın, ürünleri ve karekodları irsaliyeyle karşılaştırın, sonra alma yapın. Şüpheli bir gönderim varsa "almak istemiyorum" seçeneğini değerlendirin.
2. Teslimde: SGK dışı satışta tüketiciye verme bildirimini müşteri tezgâhtayken tamamlayın. Gün sonuna bırakılan işlem yoğun bir günde unutulur.
3. İadede: Müşteri iadesini bildirimsiz rafa koymayın. Tedarikçiye iadede verme yapın ve karşı tarafın alma yaptığını takip edin.
4. Atölyede: Kırılan camı ayrı bir yerde toplayın ve HEK/Zayiat bildirimini aynı gün yapın.
5. Ay sonunda: Kontakt lenslerde SKT'si yaklaşanları ayırın, SKT'si geçenleri satış rafından çekin.
6. Düzenli aralıklarla: Raf sayımınızı ÜTS'deki stokla karşılaştırın. Bunun neden önemli olduğunu raf stoğu ile ÜTS stoğu yazımızda anlattık.

Bildirim sırası neden önemli?

ÜTS'de hareketler bir zincir gibi ilerler. Ürün önce alma ile stoğunuza girer, sonra tüketiciye verme ile çıkar; müşteri geri getirirse tüketiciden iade alma ile yeniden stoğunuza döner, tedarikçiye giderken verme ile ayrılır. Bir halka eksik kaldığında bir sonraki adımda sorun yaşamanız olasıdır. Bir bildirim beklediğiniz gibi sonuçlanmadığında önce bir önceki hareketin yapılıp yapılmadığına bakın.

Aynı mantık denetim için de geçerlidir. İl sağlık müdürlüğü denetimde raftaki ürünle ÜTS kaydını karşılaştırdığında, eksik halkalar tek tek görünür olur. Optisyenlik Müesseseleri Hakkında Yönetmelik'e göre il müdürlüğü yılda en az iki olağan denetim yapar (md. 26). Hazırlık için denetime hazırlık yazımızdaki listeyi kullanabilirsiniz.

Kısaca

• Tedarikçiden gelen ürün: alma (iptali yok).
• Müşteriye teslim: tüketiciye verme; hatalıysa tüketiciye verme iptali.
• Müşteri iadesi: tüketiciden iade alma.
• Tedarikçiye iade: verme.
• Kırılma, kayıp, çalınma: HEK/Zayiat.
• Geri çekme kararı: geri çekme verme ve geri çekme alma.
• SKT'si geçmiş ürün: yalnızca geri çekme ya da imha.

Bildirimlerin tamamını tek sayfada görmek için bildirimler listesine, ÜTS'nin genel çerçevesi için optisyen için ÜTS sayfamıza bakabilirsiniz.

TraceOptik'te

TraceOptik'te ürünleri karekod okuyucuyla okutarak çalışırsınız. Bildirim ÜTS'ye gitmeden önce SKT, karekod biçimi ve zorunlu alanlar kontrol edilir; lot, seri ve SKT bilgisi ürünle birlikte izlenir. Bu bildirimlerin sizin iş akışınızda nasıl göründüğünü demo görüşmesinde kendi ürünleriniz üzerinden gösteriyoruz.