Gözlük camı ve çerçevede UDI karekodu nasıl okunur?

Karekod neden bu kadar önemli?

Bir optik mağazasında aynı karekod üç ayrı yerde kullanılır:

• ÜTS bildirimleri: Alma, tüketiciye verme, tüketiciden iade alma gibi bildirimler ürünün karekod bilgisiyle yapılır.
• SGK reçeteli satış: SGK'nın Medula Optik el kitabına göre teslimde çerçeve ve cam karekodları Medula Optik'e girilir ve ÜTS'deki uygunlukları karekod UBB sorgulama ile kontrol edilir. 2027 sözleşmesine göre reçetedeki diyoptri ile karekod bilgisindeki diyoptri uyumsuz olamaz.
• e-Fatura: 1 Ekim 2026'dan beri tıbbi cihaz içerikli e-faturalarda ürünün karekod bilgileri UNO, LNO, SNO ve URT alanlarına yazılır.

Karekodu doğru okumak, bu üç kaydın birbiriyle tutarlı olmasının ilk şartıdır. Bir yerde yanlış okunan lot numarası, diğer iki yerde de yanlış görünür.

UDI ve GS1 DataMatrix: iki terim, bir amaç

UDI, tıbbi cihazların tekil olarak tanımlanması için kullanılan kimlik bilgisidir. Bu yazıda GS1 standardındaki karekod yapısını anlatıyoruz. Bu yapıda bilgi, GS1 DataMatrix adı verilen kare biçimli iki boyutlu bir kodla taşınır. Kodun içinde, başında parantez içinde bir numara bulunan alanlar sıralanır. Bu numaralara GS1 uygulama tanımlayıcısı denir.

Tıbbi cihazlarda başka barkod yapılarıyla da karşılaşabilirsiniz. Hangi yapıların ÜTS'de kabul edildiğini bu yazının dayandığı kaynaklarda doğrulayamadık; GS1 dışı bir yapıyla karşılaşırsanız tedarikçinizden bilgi isteyin.

Etiketi kim basar?

Kısa bir not: karekod etiketlemesi üreticinin ve ithalatçının işidir. Perakende optisyen kendi ürününe karekod etiketi basmaz; size gelen camın, çerçevenin ve lens kutusunun karekodunu okur ve kullanır. "Optik ürünler UDI karekodla etiketlenmek zorunda" gibi ifadelerle karşılaşırsanız, bu yükümlülüğün etiketi basan üretici ve ithalatçıya ait olduğunu hatırlayın. Sizin işiniz, gelen etiketi doğru okumak ve bu bilgiyi doğru yerde kullanmaktır.

Parantez içindeki numaralar ne demek?

GS1 standardında optik ürünlerin karekodunda karşılaşacağınız başlıca alanlar şunlardır:

• (01) Ürün numarası (GTIN): Ürünün model ve özelliklerini tanımlayan 14 haneli numara. Aynı model ve özellikteki bütün ürünlerde aynıdır.
• (10) Lot (parti) numarası (lot): Aynı üretim partisinden çıkan ürünlerin ortak numarası.
• (11) Üretim tarihi: Karekodda yer alıyorsa ürünün üretildiği tarih.
• (17) Son kullanma tarihi (SKT): Altı haneli, YYAAGG biçiminde: ilk iki hane yıl, sonraki iki hane ay, son iki hane gün.
• (21) Seri numarası (seri no): O tek ürüne ait numara. İki ürün aynı GTIN'e ve aynı lota sahip olabilir, ama seri numaraları farklıdır.

Bazı ürünler yalnızca lot bilgisiyle izlenir; bunlarda (21) alanı bulunmaz. GİB kılavuzu da bu durumu e-Fatura için ayrıca düzenler: yalnızca parti bilgisi bulunan tıbbi cihazlarda SNO girilmez.

Bir örnek üzerinden okuyalım

Aşağıdaki değer, anlatımı kolaylaştırmak için uydurulmuş temsilî bir örnektir; gerçek bir ürüne ait değildir:

(01)08680000000017(17)281130(10)LT24A7(21)S000451

Bunu şöyle okursunuz:

1. (01)08680000000017: Ürün numarası. Bu ürünün hangi model ve özellikte olduğunu söyler.
2. (17)281130: Son kullanma tarihi. YYAAGG biçiminde: yıl 28, ay 11, gün 30; yani 30 Kasım 2028.
3. (10)LT24A7: Lot numarası.
4. (21)S000451: Seri numarası.

Etiketin altındaki okunabilir yazıda parantezleri görürsünüz; okuyucu ise değeri bilgisayara aktarırken parantezleri göstermeyebilir ve ekranda bitişik bir dizi rakam ve harf görebilirsiniz. Alanların nerede başlayıp bittiği, tanımlayıcılardan ve ayraçlardan anlaşılır.

Ayraç sorunu: TİTCK'nın uyarısı

Lot ve seri numarası gibi bazı alanların uzunluğu ürüne göre değişir. Böyle bir alandan sonra başka bir alan geliyorsa, alanın nerede bittiğini göstermek için bir ayraç kullanılır. TİTCK, optik ürünlerin ÜTS'ye aktarımıyla ilgili duyurusunda bu konuda açık bir uyarı yaptı: "Karekod için farklı firmalar farklı ayraçlar kullanabilmektedir."

Bunun pratikteki sonucu şudur: okuyucunuz ya da yazılımınız bir tedarikçinin ayracını tanımazsa lot numarasının sonuna seri numarasının başı eklenebilir ya da bir tarih alanı yanlış yerden okunabilir. Ortaya çıkan değer şunlardan biri olabilir:

• ÜTS'de bulunamayan bir ürün,
• yanlış ürün için yapılmış bir bildirim,
• faturada karekoddakinden farklı bir lot numarası.

Ne yapmalı?

• Yeni bir tedarikçinin ürününü ilk kez okuttuğunuzda, ekrana düşen lot, seri ve SKT değerlerini ambalajdaki yazılı bilgilerle tek tek karşılaştırın.
• Bir uyumsuzluk görürseniz okuyucu ayarlarını ve yazılımınızın bu karekodu nasıl ayrıştırdığını kontrol edin.
• Okutulan değeri elle "düzeltmeyin"; sorunu kaynağında çözün. Elle düzeltilen bir değer bir sonraki okutmada yine yanlış gelir.

SKT'yi yanlış okumamak

En sık yapılan okuma hatası tarihlerle ilgilidir. Karekoddaki (17) alanı YYAAGG biçimindedir; ambalajın üzerinde ise tarih farklı bir biçimde yazılmış olabilir. 281130 değerini "28 Kasım 2030" diye okumak, yıl ile günü karıştırmaktır.

İkinci sık hata, (17) ile (11)'i karıştırmaktır. (17) son kullanma, (11) üretim tarihidir. e-Faturadaki URT alanı üretim tarihini ister; SKT'yi oraya yazmak gözden kaçan bir hatadır.

SKT'yi doğru okumak ÜTS açısından da önemlidir. TİTCK'nın tekil hareket kılavuzuna göre SKT'si geçmiş bir ürün yalnızca geri çekme verme, geri çekme alma ve imha/bertaraf bildirimlerine konu olabilir (md. 27). Yanlış okunan bir SKT ya satılabilir bir ürünü rafta bekletir ya da SKT'si geçmiş bir ürünle bildirim hazırlanmasına yol açar.

Okuyucu seçerken

Karekodlar iki boyutludur; bu yüzden yalnızca çizgili (tek boyutlu) barkod okuyabilen bir okuyucu yetmez. İki boyutlu kodu okuyabilen ve okunan değeri ayraçlarıyla birlikte bilgisayara doğru aktaran bir el tipi okuyucu gerekir. Cam zarfı ya da küçük lens kutusu gibi küçük etiketlerde de rahat okuma yapabilmesi işinizi kolaylaştırır.

Okuyucuyu aldıktan sonra yapılacak ilk iş, farklı tedarikçilerden birkaç ürünü okutup sonuçları ambalajla karşılaştırmaktır. Bu küçük deneme, ayraç sorunlarını satış anında değil, sakin bir anda görmenizi sağlar.

Medula'da karekod: UBB sorgulama

SGK'li bir teslimde karekod yalnızca bir kayıt alanı değildir; aynı zamanda bir kontroldür. SGK'nın Medula Optik el kitabına göre hastaya verilecek çerçeve ve cam karekodları Medula Optik'e girilir ve "karekod UBB sorgulama" ile bu ürünlerin ÜTS'deki uygunluğu kontrol edilir. El kitabına göre firma bilgileri ekranında "UBB firma tanımlayıcı numarası" adında bir alan da bulunur.

Bu kontrolün arkasında Yönetmelikteki bir kural durur: optisyenlik müessesesi, Kurumun kayıt ve bilgi yönetim sistemine kayıtlı olmayan tıbbi cihazları satamaz (md. 25/1-j). Yanlış okunan bir karekod, ÜTS'de kayıtlı bir ürünü kayıtsız gibi gösterebilir; doğru okunan bir karekod ise sorunun gerçekten üründe olup olmadığını anlamanızı sağlar.

Karekoddan e-faturaya

e-Faturadaki dört etiketten ikisi karekoddaki alanlarla doğrudan eşleşir: (10) alanındaki lot numarası LNO'ya, (21) alanındaki seri numarası SNO'ya yazılır. Karekodda (21) yoksa ürün yalnızca parti bilgilidir ve SNO girilmez. UNO ve URT'nin hangi biçimde yazılacağını GİB kılavuzundaki örneğe ve entegratörünüzün uygulamasına göre teyit edin; kılavuz örneğinde UNO 14 haneli, URT 180225 biçiminde altı hanedir.

Tedarikçinizle konuşmanız gerekenler

• Karekodlarında hangi ayracı kullandıklarını ve okuyucunuzla ilk denemede sorun çıkıp çıkmadığını.
• Ürünlerinin seri numaralı mı, yalnızca lot bilgili mi olduğunu.
• Karekodlarında (11) üretim tarihi alanının bulunup bulunmadığını; bu bilgiye e-faturadaki URT alanı için ihtiyaç duyabilirsiniz.
• Okunmayan ya da zarar görmüş bir etiketle karşılaştığınızda ne yapılacağını.
• Ürünlerin ÜTS'de kayıtlı olduğunu; Yönetmeliğe göre Kurumun kayıt sistemine kayıtlı olmayan tıbbi cihaz satılamaz (md. 25/1-j).
• Gönderimlerinin ÜTS'de verme bildirimiyle yapıldığını; siz ancak bundan sonra alma yapabilirsiniz.

Sık yapılan okuma hataları

• Benzer ürünleri karıştırmak: Aynı modelin farklı özellikteki iki ürünü farklı GTIN taşır. Vitrinde yan yana duran iki benzer çerçeveden yanlış olanı okutmak, başka bir ürünü satılmış gösterir.
• Sağ ve sol camı karıştırmak: İki camın lot ve seri numaraları farklıdır; zarfların yer değiştirmesi hem ÜTS'de hem Medula'da yanlış kayıt demektir.
• Aynı ürünü iki kez okutmak: Yoğun bir anda aynı kutunun iki kez okutulması, adetleri bozar.
• Okunan değeri kontrol etmemek: Özellikle yeni bir tedarikçinin ilk ürünlerinde ekrana düşen değeri ambalajla karşılaştırmamak.
• Elle tamamlamak: Okunmayan bir karekodu ambalajdan bakarak elle yazmak; tek bir harf hatası kaydı başka bir ürüne çevirir.

Gün içinde karekodla çalışmak

Karekodu okumayı alışkanlığa çevirmek için birkaç pratik öneri:

• Mal kabulde: Gelen her ürünü okutun ve okunan değerleri irsaliyeyle karşılaştırın; sonra ÜTS'de alma yapın.
• Atölyede: Camın zarfını ve etiketini montaj bitene kadar işle birlikte tutun; karekod bilgisi teslimde yine lazım olacak.
• Teslimde: Karekodu okutun, elle yazmayın. SGK'li teslimde aynı bilgi Medula'ya, SGK dışı satışta tüketiciye verme bildirimine gider.
• Faturada: Okutulan değerin faturaya da aynen geçtiğinden emin olun.

Karekod nerede kullanılıyor: kısa hatırlatma

• ÜTS: Alma, tüketiciye verme, tüketiciden iade alma, verme ve diğer bildirimler. Ayrıntılar: optisyen ÜTS bildirimleri.
• Medula Optik: Teslimde çerçeve ve cam karekodu ile UBB sorgusu. Reçete diyoptrisiyle uyum için: reçete ve karekod uyumu.
• e-Fatura: UNO, LNO, SNO ve URT alanları. Ayrıntılar: e-Faturada UNO, LNO, SNO, URT.

TraceOptik'te

TraceOptik'te ürünler karekod okuyucuyla okutulur; okunan karekodun biçimi ve SKT'si, bildirim ÜTS'ye gitmeden kontrol edilir. Lot, seri ve SKT bilgisi ürünle birlikte izlenir. Kendi tedarikçilerinizin karekodlarıyla nasıl çalıştığını demo görüşmesinde birlikte deneyebiliriz.